Risicobeheersing verbonden partijen
Het provinciaal initiatief van concerncontrollers om een gezamenlijke risicoanalyse te maken van de verbonden partijen is in 2024 weer opgepakt en heeft zich verder ontwikkeld. Er zijn rapportages beschikbaar van een aantal verbonden partijen. We verwachten dat hierdoor de paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarrekening meer inhoud krijgt en dat de gemeentelijke sturing op de verbonden partijen zich verder gaat ontwikkelen.
Ontwikkelagenda control
Er wordt ook in 2026 aandacht gegeven aan de beheersing van de financiële processen. De Controllers gaan daartoe, in het controlplatform, het gesprek aan met de vakafdelingen over de met de processen samenhangende risico’s met het doel beheersingsmaatregelen te treffen om te voorkomen dat de risico’s leiden tot fouten of nadelen. Het gaat hier bijvoorbeeld om rechtmatigheidsrisico’s, het niet volledig in rekening brengen van belastingen of leges, het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik, fraude, etc. Deze gesprekken worden gevoerd met de vakafdelingen die een verantwoordelijkheid hebben voor een financieel proces om te bekijken of de processen in opzet goed geregeld zijn. Om na te gaan of het in de praktijk ook zo werkt worden dossiercontroles uitgevoerd door collega’s van medewerkers uit de teams die er uitvoering aan geven. De Controllers begeleiden dit, zijn verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging, reviewen deze controles en rapporteren aan het management en de directie over de resultaten en adviseren hieromtrent aan management, directie en bestuur. De rapportages worden gebruikt door de accountant om het college te adviseren over de interne beheersing en een conclusie te trekken over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de beheers handelingen ten behoeve van de gemeenteraad.
Collegeverklaring financiële rechtmatigheid
Vanaf boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverklaring op in de jaarrekening. In deze verklaring verantwoordt het college zich over het rechtmatig handelen aan de raad. Hierbij richt men zich op de overgebleven rechtmatigheidscriteria (Begrotingscriteria, Voorwaarden criterium en Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (hierna M&O). De accountant geeft een verklaring af voor de getrouwheid en onderzoekt daarbij ook de getrouwheid van de collegeverklaring.
De collegeverklaring heeft niet alleen betrekking op de financieel rechtmatige toepassing van de regels uit de verordeningen maar ook op de begrotingsrechtmatigheid en mogelijk misbruik door derden van gemeentelijke voorzieningen. De betaalbaarheid en toegankelijkheid van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning vormen een belangrijk maatschappelijk vraagstuk. Binnen onze gemeente wordt veel geld besteed aan zorg voor deze groep kwetsbare inwoners. Het is daarom van groot belang dat de gemeente Dantumadiel zich inzet voor de inkoop van kwalitatief hoogwaardige en doelmatige zorg, en tegelijkertijd een zorgvuldig toezicht houdt op de gedeclareerde kosten. In 2025 is een Algemeen Controleplan opgesteld en vastgesteld door het college. Dit Controleplan beschrijft hoe de gemeente Dantumadiel haar toezicht uitvoert en hoe wordt voldaan aan de wettelijke vereisten. Op basis van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) is de gemeente verantwoordelijk voor een rechtmatige en doelmatige inkoop en controle van geleverde zorg. De focus ligt op het proces van materiële controle, waarbij inzicht wordt gegeven in de te controleren risico’s en de werkwijze waarmee deze risico’s worden aangepakt. Voor het betaalbaar en toegankelijk houden van de zorg is het essentieel dat de gemeente Dantumadiel kwalitatief goede en doelmatige zorg inkoopt en controleert of de levering van de betaalde zorg daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en of deze ook doelmatig geweest. Het uitvoeren van de materiële controles vergt personele inzet van een accountmanager, medewerker Bibob onderzoek en een medewerker voor het maken van analyses. Vanaf het jaar 2025 zijn hier de benodigde middelen voor beschikbaar gesteld. Waar in de jaren 2023 en 2024 de gemeente nog ervaring moest opdoen met M&O wordt hier vanaf 2025 uitvoering aangegeven.
De controllers bereiden de collegeverklaring voor. Dit vraagt van de controllers een onafhankelijke positie. De verantwoordelijkheid van het uitvoeren van de eerstelijnscontroles ligt bij de teammanagers. De controllers opereren in de tweede lijn door vast te stellen of de beheersmaatregelen nageleefd worden en voldoende zekerheid geven en in de derde lijn door te toetsen of de door de teammanager gekozen beheersmaatregelen op basis van opzet, bestaan en werking voldoende zijn. Ook doen de controllers aanbevelingen aan management en bestuur waar het gaat om de doelmatigheid en efficiency van de processen.