Paragraaf bedrijfsvoering

De term ‘bedrijfsvoering’ verwijst naar de inzet van bedrijfsmiddelen om de bedrijfsdoelen te behalen. Die bedrijfsmiddelen zijn: personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie, huisvesting (‘PIOFACH’), aangevuld met juridisch en inkoop. 

In deze paragraaf worden de volgende onderwerpen behandeld: 

•    Een zelfstandige organisatie
•    ICT als belangrijke randvoorwaarde
•    Ontwikkeling personele bezetting
•    Financiën Opbouw en Ontvlechting
•    Ontwikkeling risicomanagement en interne controle

In 2025 kunnen we het niet meer hebben over het begrip Transitie naar een nieuwe organisatie. Immers we zijn sinds 2024 geheel zelfstandig. En ook de laatste elementen (de ICT van het Sociaal Domein) zijn nu echt los van elkaar. Ook een stukje fijn afstemming binnen het Sociaal Domein is afgerond. De organisatie raakt steeds beter op elkaar ingespeeld, maar kent natuurlijk nog wel aspecten die frictie opleveren. Vooral het zoeken, binden en borgen van eigen personeel op sommige afdelingen blijft actueel. Te denken valt aan vergunningverlening. Neemt niet weg dat de weg, passend bij de visie, is ingeslagen en gevolgd blijft worden. Overigens zal 2025 in het teken staan van de voorbereiding naar een passende formatieve bezetting die niet op frictie berekend is. Dit proces moet in 2027 afgerond zijn.

In 2024 heeft de gemeente Dantumadiel haar eigen informatievoorziening en ICT opgebouwd. En waarbij ICT en het technisch beheer daarvan via een Centrumregeling door de gemeente Leeuwarden wordt uitgevoerd. Het informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer en daarmee de organisatie van de informatievoorziening doet gemeente Dantumadiel grotendeels zelf. Daarnaast is/wordt de inrichting van de informatievoorziening aangepast aan de organisatie, is de online dienstverlening met de inzet van eDiensten voor Burgerzaken verbeterd en zijn een aantal nieuwe toepassingen ingezet om het werk efficiënter uit te voeren.

In 2025 gaan we het informatiebeleid- en beheer herijken en voor de gemeente Dantumadiel vorm en inhoud gegeven. Zo wordt de online dienstverlening in brede zin verder ontwikkeld en de informatiehuishouding verbeterd. Dit mede aangejaagd door wetgeving als Wet open overheid (Woo) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Verder gaan we de inzet en gebruik van een eDepot voor duurzame informatieopslag verkennen aangezien de overbrengingstermijn van te bewaren (digitale) dossiers wordt verkort van 20 jaar naar 10 jaar. 

De adoptie van Microsoft 365 als opmaat naar een moderne (cloud) werkplek en de kansen van de inzet van AI worden verder verkend. Daarbij krijgt het gebruik en de opslag van data een centrale rol. We gaan onze processen op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer aanpassen op de situatie van Dantumadiel. Applicaties/informatievoorziening worden ingezet en aangepast op de functionele en dienstverlenende behoefte van de organisatie.

Het begrote vaste aantal FTE voor de  organisatie bedraagt per 1 januari 2025 163,2 FTE. Daarnaast is een tijdelijke formatie vastgesteld van 15,1 FTE.  Het totale aantal FTE is daarmee gelijk aan 2024. Vanaf 2026 zal de tijdelijke formatie worden afgebouwd.

Het ziekteverzuimpercentage heeft zich als volgt ontwikkeld

	Ziekteverzuim %
2019	6,92%
2020	5,76%
2021	5,09%
2022	6,37%
2023	6,24%

Het voortschrijdend verzuim voor het jaar 2024 staat op 5,06%. Dit is dus gedaald ten opzichte van vorig jaar, wat ook te verwachten was. De verwachting is dat er in de loop van het jaar nog een aantal langdurige verzuimgevallen hersteld worden gemeld waardoor het percentage zal dalen, echter is het daarentegen (volgens de Praktijkondersteuner Bedrijfsarts) mogelijk dat er na de zomerperiode ook een lichte stijging komt in het verzuim. Medewerkers zijn tijdelijk uit het werk na een lange en intensieve periode van opbouw en kunnen tijdens deze periode van rust ziek worden. Ook krijgen zij ruimte om na te denken over hun vervolgstappen (hoe bevalt dit werk mij en is het zoals ik dit voor ogen had) en hebben tijdelijk geen directe sturing of aanspraak waardoor verzuim plaats kan vinden. Uiteraard steken we vanuit leidinggevenden en P&O in op zoveel mogelijk preventie hiervan door goed in gesprek te blijven.

Risicobeheersing verbonden partijen
Het provinciaal initiatief van concerncontrollers om een gezamenlijke risicoanalyse te maken van de verbonden partijen is in 2024 weer opgepakt en heeft zich verder ontwikkeld. Er zijn rapportages beschikbaar van een aantal verbonden partijen. We verwachten dat hierdoor de paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarrekening meer inhoud krijgt en dat de gemeentelijke sturing op de verbonden partijen zich verder gaat ontwikkelen.

Ontwikkelagenda control
Er wordt ook in 2025 aandacht gegeven aan de beheersing van de financiële processen. De Controllers gaan daartoe het gesprek aan met de vakafdelingen over de met de processen samenhangende risico’s met het doel beheersingsmaatregelen te treffen om te voorkomen dat de risico’s leiden tot fouten of nadelen. Het gaat hier bijvoorbeeld om rechtmatigheidsrisico’s, het niet volledig in rekening brengen van belastingen of leges, het risico op fraude etc. Deze gesprekken worden gevoerd met de vakafdelingen die een verantwoordelijkheid hebben voor een financieel proces om te bekijken of de processen in opzet goed geregeld zijn. Om na te gaan of het in de praktijk ook zo werkt worden dossiercontroles uitgevoerd door collega’s van medewerkers uit de teams die er uitvoering aan geven. De Controllers begeleiden dit, zijn verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging, reviewen  deze controles en rapporteren aan het management en de directie over de resultaten en adviseren hieromtrent aan management, directie en bestuur. De rapportages worden gebruikt door de accountant om het college te adviseren over de interne beheersing en een conclusie te trekken over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de beheers handelingen ten behoeve van de gemeenteraad. 

Collegeverklaring financiële rechtmatigheid
Vanaf boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverklaring op in de jaarrekening. In deze verklaring verantwoordt het college zich over het rechtmatig handelen aan de raad. Hierbij richt men zich op de overgebleven rechtmatigheidscriteria (Begrotingscriteria, Voorwaarden criterium en Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (hierna M&O).
De accountant geeft een verklaring af voor de getrouwheid en onderzoekt daarbij ook de getrouwheid van de collegeverklaring. De collegeverklaring heeft niet alleen betrekking op de financieel rechtmatige toepassing van de regels uit de verordeningen maar ook op de begrotingsrechtmatigheid en mogelijk misbruik door derden van gemeentelijke voorzieningen. Met name als het gaat om onderzoek naar M&O worden 2023 en 2024 voor de gemeente jaren om ervaring op te doen. De controllers bereiden de collegeverklaring voor. Dit vraagt van de controllers een onafhankelijke positie. De verantwoordelijkheid van het uitvoeren van de eerstelijnscontroles ligt bij de teammanagers. De controllers opereren in de tweede lijn door vast te stellen of de beheersmaatregelen nageleefd worden en voldoende zekerheid geven en in de derde lijn door te toetsen of de door de teammanager gekozen beheersmaatregelen op basis van opzet, bestaan en werking voldoende zijn. Ook doen de controllers aanbevelingen aan management en bestuur waar het gaat om de doelmatigheid en efficiency van de processen.

Fraude, Misbruik en oneigenlijk gebruik In de kadernota rechtmatigheid 2022 van de commissie BBV is het volgende opgenomen ten aanzien van het onderwerp fraude. “De accountant heeft een verantwoordelijkheid met betrekking tot fraude in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Een voorbeeld is het betalen van valse facturen waarbij één of meerdere personen binnen de gemeente betrokken zijn. Dit type fraudes is een onderdeel van de getrouwheidsverklaring van de accountant en wordt daarom niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Als de gemeente deze fraude op een juiste manier heeft verwerkt in de jaarrekening, dan kan deze toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering, maar er is geen verplichting”. 

Naast fraude kan er sprake zijn van misbruik en oneigenlijk gebruik. In het dagelijks taalgebruik is het gebruikelijk misbruik en oneigenlijk gebruik ook als fraude te bestempelen, denk hierbij aan een term als ‘bijstandsfraude’ of aan ‘fraude’ met vergunningen. Dit type fraudes valt nadrukkelijk onder het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het gaat hier om derden die misbruik maken van (gemeentelijke) regelingen. De verantwoording over misbruik en oneigenlijk gebruik wordt vanaf het verslagjaar 2023 opgenomen in de collegeverklaring bij de jaarrekening.

Fraudebeheersing
Binnen de gemeente wordt voor de financiële processen gewerkt met controleplatforms waarin de processen worden besproken, de daarbij behorende risico’s en te nemen beheersmaatregelen. Door middel van interne controles wordt de werking van de processen en de genomen beheersmaatregelen getoetst. De risicobeheersing richt zich op rechtmatigheidsaspecten, Misbruik en Oneigenlijk gebruik, informatie veiligheid en volledigheid van opbrengsten. Maar ook frauderisico’s komen aan de orde als zij worden geïdentificeerd. Een fraude beleidsplan is er op dit moment nog niet maar zal in de loop van 2024 worden opgesteld. Er is dus geen specifieke aanpak gericht op frauderisico’s en fraudebeheersing, maar frauderisico’s en maatregelen om fraude te voorkomen kunnen wel aan de orde komen tijdens de controleplatforms.

Integriteit
Bij de start van de nieuwe organisatie beschikte onze gemeente al over een vastgesteld integriteitsbeleid en de noodzakelijke regelingen. Deze zijn echter tot stand gekomen binnen de samenwerking met Noardeast-Fryslân, in de geest van de toen geldende besturings- en organisatiefilosofie. Daarom staat voor de tweede helft van 2024 en 2025 het actualiseren en "Dantumadiels maken" hiervan op de agenda. Zodat in de loop van 2025 integriteitsbeleid en -regelingen aansluiten bij onze eigen organisatiefilosofie en -cultuur. 
Voor 2024 hebben we ons met name gefocust op integriteit rondom de indiensttreding van medewerkers. Er is de geheimhoudingsverklaring en VOG voor al het (nieuwe) personeel. En in diverse groepen leggen onze nieuwe collega’s de eed of belofte voor ambtenaren af. We gebruiken die bijeenkomsten meteen om een introductie over het onderwerp te doen en een dilemmaspel te spelen. Voor iedereen die is overgekomen uit de samenwerking geldt, dat de eerder afgelegde eed of belofte meegenomen is en niet opnieuw afgelegd hoeft te worden. 
Om gemeentebreed steeds weer bewustwording rondom dit thema te creëren, zullen we vanaf na de zomer 2024 aan de slag gaan met workshops integriteit. Daarnaast gaan we in nauwe samenwerking met de collega’s van Veiligheid, aan de slag met trainingen weerbaarheid (ondermijning).

De begroting is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. De continuïteit van gemeenten is op grond van artikel 12 van de financiële verhoudingswet wettelijk verankerd. Om die reden is de continuïteit van gemeente Dantumadiel in voldoende mate gewaarborgd. Tevens zijn in de begroting of andere besluiten geen stellige voornemens om majeure aanpassingen te doen in beleid, taken, activiteiten of locaties die mogelijk materiële effecten hebben op vermogen of resultaat.