Paragraaf bedrijfsvoering

De term ‘bedrijfsvoering’ verwijst naar de inzet van bedrijfsmiddelen om de bedrijfsdoelen te behalen. Die bedrijfsmiddelen zijn: personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie, huisvesting (‘PIOFACH’), aangevuld met juridisch en inkoop. 

In deze paragraaf worden de volgende onderwerpen behandeld: 

•    Organisatie ontwikkeling
•    Ontwikkeling personele bezetting
•    ICT als belangrijke randvoorwaarde
•    Apparaatskosten
•    Ontwikkeling risicomanagement en interne controle
•    Fraude, integriteit en continuïteit
•    Rechtmatigheid

Na de start van de (nieuwe) ambtelijke organisatie in 2024 is in 2025 verder gewerkt via de ingezette weg.  Er is veel werk verzet om processen beter neer te zetten en daar waar mogelijk te verbeteren. Met name in lopende projecten voor de inrichting van het sociaal domein en het klantcontact centrum zijn verdere stappen gezet. Daarnaast was het nodig om opgelopen achterstanden in het sociaal domein en het archief in te lopen.

Vanuit landelijke en beleidsontwikkelingen is de komende jaren extra aandacht nodig voor Ondermijning (veiligheid), de Hervormingsagenda Jeugd, Duurzaamheid en onze informatievoorziening.

De organisatie raakt steeds beter op elkaar ingespeeld, maar kent natuurlijk nog wel aspecten die frictie opleveren. Vooral het zoeken, binden en borgen van eigen personeel op sommige afdelingen blijft actueel. Helaas zijn we op een aantal plekken nog te veel afhankelijk van externe inhuur. Dit heeft doorlopende aandacht.

De voorbereidingen naar een passende formatieve bezetting, die niet op frictie berekend is, zijn in 2025 gestart en medio 2026 wordt een concreet plan van aanpak verwacht om dit te realiseren. Hierbij wordt ook gekeken of gemaakte inrichtingskeuzes nog logisch en passend zijn.

De organisatie beweegt zich naar een volgende fase en daarom zal enige bijsturing nodig zijn.

De weg, passend bij de visie, is ingeslagen en wordt vervolgd.

Het begrote vaste aantal FTE voor de zelfstandige organisatie per 1 januari 2025 bedraagt 163,2 FTE. Daarnaast is een tijdelijke formatie vastgesteld van 15,1 FTE. 
De gemiddelde werkelijke bezetting over 2025 bedraagt 209 FTE. Dit hogere aantal FTE wordt met name verklaard door extra capaciteit voor projecten (welke ook door projectmiddelen wordt gefinancierd).

Het ziekteverzuimpercentage heeft zich als volgt ontwikkeld.

Het ziekteverzuim t/m 2023 heeft betrekking op de centrumregeling. 

Het ziekteverzuim is vanaf het vierde kwartaal 2024 gestegen en zit over 2025 boven het landelijke gemiddelde van 6,7% (bron A&O Fonds). Na de ontvlechting is de organisatie op een aantal plekken in toenemende mate kwetsbaarder gebleken voor uitval van medewerkers.  Het hogere ziekteverzuim is logisch en passend bij de groeiende organisatie die Dantumadiel is.

 Uiteraard steken we vanuit leidinggevenden en P&O in op zoveel mogelijk preventie hiervan door goed in gesprek te blijven.

In 2025 heeft de gemeente Dantumadiel haar eigen informatievoorziening en ICT verder uitgebouwd en zijn de restpunten vanuit de ICT-ontvlechting met gemeente Noardeast-Fryslan opgepakt. Daarnaast is het informatieplan 2025-2028 vastgesteld en de uitvoering daarvan gestart.

In het kader van organisatieontwikkeling nemen we deel aan het regionale project digitale werkplekomgeving wat leidt tot een moderne werkplek om daarmee verbeterd mobiel, tijd- en plaats onafhankelijk te werken met inzet nieuwe technologie.

Daarnaast is gestart met de implementatie van de wettelijke opgave WMEBV/WDO om daarmee inwoners en bedrijven verbeterde  en veilige  digitale dienstverlening te bieden.

En zijn met het aannemen van een data-analist de eerste stappen gezet richting datavolwassenheid om daarmee management op basis van data inzicht te geven voor sturing en beleidsontwikkeling om beslissingen te maken.

Verder wordt gewerkt aan bewustwording belang documentaire informatie en zaakgericht werken, verbeteren kwaliteit informatiehuishouding en duurzame informatieopslag.

Het saldo van baten en lasten van de apparaatskosten is in 2025 gelijk aan € 22,1 miljoen. Het grootste deel (€ 20,6 miljoen) van de apparaatskosten wordt over de programma's/taakvelden verdeeld middels een verdeelsleutel. De verdeelsleutel is vastgesteld naar rato van het gebruik. Het resterende deel ( €1,5 miljoen) wordt rechtstreeks aan een programma/taakveld toegerekend, dit betreffen veelal projectkosten. In onderstaande tabel zijn de apparaatskosten uitgesplitst naar Personeelskosten, ICT en projecten, Tractie en Overige apparaatskosten. De voornaamste verschillen zijn toegelicht.

Bedragen x € 1.000

Risicobeheersing verbonden partijen

Het provinciaal initiatief van concerncontrollers om een gezamenlijke risicoanalyse te maken van de verbonden partijen is in 2024 weer opgepakt en heeft zich in 2025 verder ontwikkeld. Er zijn rapportages beschikbaar van een aantal Verbonden partijen. Om grip te hebben én houden op verbonden partijen en de vaak complexe vraagstukken is gezamenlijk standpunten/positie innemen noodzakelijk. Dit betekent dat er vooraf (tijdig) afstemming moet zijn tussen gemeenten om tijdens besluitvorming impact te kunnen hebben. Dit resulteert in: 

• Gemeenten zijn aan de voorkant in positie om invloed te hebben op de koers van de verbonden partij;
• Versterken van de positie van de portefeuillehouder (PHO) in AVA/ AH vergaderingen wat leidt tot kwalitatieve betere besluitvorming in bestuurlijke overleggen;
• Afgestemde adviezen (en evt. zienswijzen) voorafgaand aan Collegevergaderingen van alle individuele gemeenten;
• Zorgdragen voor, zoveel als mogelijk, gelijkluidende adviezen (en evt. zienswijzen) van individuele gemeenten aan PHO-ers en gemeentesecretarissen (GS). Indien dit niet mogelijk is, worden de standpunten van de andere gemeenten gedeeld met de eigen portefeuillehouder;
• Waar mogelijk integraal (namens Friese gemeenten) advies op van belangzijde stukken van verbonden partijen;
• Integrale werkwijze (door Friese gemeenten) en inzicht in strategische risico’s (die we al dan niet gezamenlijk lopen);
• Een platform om afstemming te vinden en uit te wisselen als Concern controllers;
• Versterken van het netwerk van verbonden partijen en de beleids- en financiële overleggen.

We verwachten dat hierdoor de paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarrekening meer inhoud krijgt en dat de gemeentelijke sturing, met name op het gebied van risicobeheersing, op de verbonden partijen zich verder gaat ontwikkelen.

Ontwikkelagenda control

Collegeverklaring financiële rechtmatigheid

Vanaf boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverklaring op in de jaarrekening. In deze verklaring verantwoordt het college zich over het rechtmatig handelen aan de raad. Hierbij richt men zich op de overgebleven rechtmatigheidscriteria (Begrotingscriteria, Voorwaarden criterium en Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (hierna M&O). De accountant geeft een verklaring af voor de getrouwheid en onderzoekt daarbij ook de getrouwheid van de collegeverklaring.

De collegeverklaring heeft niet alleen betrekking op de financieel rechtmatige toepassing van de regels uit de verordeningen maar ook op de begrotingsrechtmatigheid en mogelijk misbruik door derden van gemeentelijke voorzieningen. De betaalbaarheid en toegankelijkheid van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning vormen een belangrijk maatschappelijk vraagstuk. Binnen onze gemeente wordt veel geld besteed aan zorg voor deze groep kwetsbare inwoners. Het is daarom van groot belang dat de gemeente Dantumadiel zich inzet voor de inkoop van kwalitatief hoogwaardige en doelmatige zorg, en tegelijkertijd een zorgvuldig toezicht houdt op de gedeclareerde kosten.  In 2025 is een Algemeen Controleplan opgesteld en vastgesteld door het college. Dit Controleplan beschrijft hoe de gemeente Dantumadiel haar toezicht uitvoert en hoe wordt voldaan  aan de wettelijke vereisten. Op basis van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) is de gemeente verantwoordelijk voor een rechtmatige en doelmatige inkoop en controle van geleverde zorg. De focus ligt op het proces van materiële controle, waarbij inzicht wordt gegeven in de te controleren risico’s en de werkwijze waarmee deze risico’s worden aangepakt. Voor het betaalbaar en toegankelijk houden van de zorg is het essentieel dat de gemeente Dantumadiel kwalitatief goede en doelmatige zorg inkoopt en controleert of de levering van de betaalde zorg daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en of deze ook doelmatig geweest. Het uitvoeren van de materiële controles vergt personele inzet van een accountmanager, medewerker Bibob onderzoek en een medewerker voor het maken van analyses. Vanaf het jaar 2025 zijn hier de benodigde middelen voor beschikbaar gesteld. Waar in de jaren 2023 en 2024 de gemeente nog ervaring moest opdoen met M&O is hier vanaf 2025 uitvoering aangegeven.

De controllers bereiden de collegeverklaring voor. Dit vraagt van de controllers een onafhankelijke positie. De verantwoordelijkheid van het uitvoeren van de eerstelijnscontroles ligt bij de teammanagers. De controllers opereren in de tweede lijn door vast te stellen of de beheersmaatregelen nageleefd worden en voldoende zekerheid geven en in de derde lijn door te toetsen of de door de teammanager gekozen beheersmaatregelen op basis van opzet, bestaan en werking voldoende zijn. Ook doen de controllers aanbevelingen aan management en bestuur waar het gaat om de doelmatigheid en efficiency van de processen.

Fraude, Misbruik en oneigenlijk gebruik     

Het is belangrijk dat de gemeente Dantumadiel zich realiseert welke frauderisico’s zij loopt en hoe zij hier bewust mee kan omgaan. De gemeente is namelijk zelf verantwoordelijk voor fraudebestrijding. Vanwege de maatschappelijke functie is het van belang om dit intern en extern zichtbaar en transparant te maken.
Ook onze gemeente heeft te maken met frauderisico’s die deels wel en deels ook niet voorkomen kunnen worden. Door frauderisico’s te analyseren kunnen we weloverwogen keuzes maken ten aanzien van het voorkomen daarvan. 

Het college is primair verantwoordelijke voor het vermijden en ontdekken van fraude. In januari 2025 is de Beleidsnotitie Fraude door het college vastgesteld.  Hierin komt aan de orde wat onder fraude wordt verstaan, welke factoren spelen er bij frauderisico’s en welke algemene maatregelen binnen de gemeente Dantumadiel aanwezig zijn in het kader van fraudepreventie. 

Tevens is er een frauderisicoanalyse opgesteld. Deze frauderisico-inventarisatie is in samenwerking met de verschillende teams opgesteld. Dit is de uitkomst van een analyse van de belangrijkste frauderisico’s voor de gemeente Dantumadiel. Deze frauderisico-inventarisatie is opgebouwd uit inschattingen van waarschijnlijkheid en impact en een inschatting van restrisico’s en indien nodig aanvullende beheersmaatregelen om geïnventariseerde restrisico’s af te dekken. Deze frauderisico-inventarisatie zal jaarlijks (binnen de control platforms) worden geactualiseerd. 

De uitkomsten van de frauderisicoanalyse dienen te leiden tot adequate beheersmaatregelen om de gesignaleerde frauderisico’s te beperken. Onderdeel van de beheersmaatregelen is het inschatten van het restrisico. Dit is het risico van eventuele fraudes als gevolg van het (bewust) niet treffen van beheersmaatregelen voor bekende frauderisico’s. Restrisico’s worden geaccepteerd omdat het niet doelmatig of wenselijk is om alle potentiële frauderisico’s af te dekken. Tegelijkertijd is het maken van een frauderisicoanalyse een stap in fraudebewustwording. Daarnaast is het vanzelfsprekend van belang dat fraude, onderwerp van gesprek is tussen de leidinggevende en het team, maar ook medewerkers onderling. 

Frauderisicoanalyses hebben vooral toegevoegde waarde voor de organisatie zelf. Het identificeren van risico’s en het inschatten van de impact en de kans dat deze risico’s zich zouden kunnen voordoen is van belang voor de organisatie om naar eigen maatstaven in control te zijn. 

In tegenstelling tot de accountant kennen we in gemeenteland geen externe fraude. Externe fraude  wordt in gemeenteland Misbruik en Oneigenlijk (M&O) gebruik genoemd. Binnen de gemeente spreken we dus alleen van interne fraude.
De fraudeur kent verschillende gedaanten. Bij een gemeente kan onderscheid gemaakt worden tussen de fraudeur in de gedaante van (leden van):
•    de gemeenteraad;
•    het college van burgemeester en wethouders;
•    de ambtenaren;
•    iemand die niet bij de gemeente werkzaam is maar door de gemeente wordt ingehuurd en middels frauduleus handelen de gemeente benadeelt en/of misbruikt.

Naast fraude kan er sprake zijn van misbruik en oneigenlijk gebruik. In het dagelijks taalgebruik is het gebruikelijk misbruik en oneigenlijk gebruik ook als fraude te bestempelen, denk hierbij aan een term als ‘bijstandsfraude’ of aan ‘fraude’ met vergunningen. Dit type fraude valt nadrukkelijk onder het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het gaat hier om derden die misbruik maken van (gemeentelijke) regelingen. Misbruik en oneigenlijk gebruik is een begrip dat voortkomt uit de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening. Het betreft het bewust misbruik of oneigenlijk gebruikmaken van wet- en regelgeving (de zogenaamde mazen of grijze gebieden in wet- en regelgeving). De verantwoording over misbruik en oneigenlijk gebruik is vanaf het verslagjaar 2023 opgenomen in de collegeverklaring bij de jaarrekening.

Integriteit                                                                                                                                                           

In 2025 hebben we opnieuw vooral ingezet op het vergroten van de bewustwording bij nieuwe medewerkers. Alle nieuwe collega’s – zowel medewerkers in dienst als ingehuurde krachten – ondertekenen een geheimhoudingsverklaring en leveren een VOG aan. Daarmee maken we vanaf de start duidelijk wat we van elkaar verwachten als we werken voor onze inwoners.

Daarnaast zijn er bijeenkomsten georganiseerd waarin nieuwe ambtenaren hun eed of belofte konden afleggen. Tijdens deze momenten benadrukte onze burgemeester het belang van integer handelen. Ook speelden we een kort dilemmaspel, waarmee medewerkers aan de hand van herkenbare situaties konden nadenken over wat verantwoord en zorgvuldig handelen betekent.

Op ons leerplatform Mijn Leerplein staat een introductieleerlijn voor nieuwe medewerkers. Deze bevat onder andere een compacte online training over integriteit. Daarin wordt uitgelegd wat werken voor de overheid bijzonder maakt, en hoe dat verschilt van werken in het bedrijfsleven.

Toelichting op de afwijkingen
In de paragraaf bedrijfsvoering moet een toelichting worden gegeven over de oorzaken van de geconstateerde onrechtmatigheden met verklaring indien deze boven de rapportagetolerantie uitkomen. Deze rapporteringstolerantie is door de gemeenteraad vastgesteld op € 100.000,-.

De geconstateerde afwijkingen betreffen:
1.    WMO ad. € 671.618,- aan fouten;
2.  Begrotingsrechtmatigheid € 3.081.972 aan fouten; (waarvan acceptabel € 3.013.634,- en niet acceptabel € 68.338,-)

Ad 1. WMO ad € 671.618,- fouten 

a)    Fouten:
Uit verdiepend onderzoek naar de rechtmatigheid van de uitgaven voor huishoudelijke hulp (Wmo) over 2025 is vastgesteld dat een groep van 156 inwoners huishoudelijke ondersteuning ontvangt zonder dat hiervoor een individueel onderzoek is uitgevoerd en zonder dat een formele beschikking is afgegeven. Deze ondersteuning wordt daardoor niet volgens de wettelijke maatwerkvereisten verstrekt. De hiermee samenhangende uitgaven zijn vastgesteld op € 671.618,- wat leidt tot een materiële onrechtmatigheid die moet worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Het is van belang te benadrukken dat de ondersteuning daadwerkelijk is geleverd en dat er geen sprake is van misbruik of foutieve betalingen; de fout betreft uitsluitend de naleving van de formele wettelijke procedure.

b)    Oorzaak:
De oorzaak van deze fout ligt in het voortzetten van een oude algemene voorziening uit 2015, waarin huishoudelijke ondersteuning zonder formele besluitvorming kon worden verstrekt. Na jurisprudentie uit 2016 zijn de wettelijke eisen aangescherpt en is huishoudelijke hulp in de praktijk een maatwerkvoorziening geworden, waarvoor een individueel onderzoek en een beschikking verplicht zijn. Voor de betreffende groep inwoners zijn deze stappen destijds niet uitgevoerd en heeft sindsdien geen heronderzoek plaatsgevonden. Hierdoor is een structurele nalevingsfout ontstaan: de procedure is niet aangepast aan de wettelijke kaders, terwijl de inhoudelijke uitvoering van de ondersteuning wel heeft plaatsgevonden.

c)    Verbeterpunten: 
Herstel is mogelijk door de uitvoering opnieuw in lijn te brengen met de wettelijke eisen. De gemeente start met het uitvoeren van heronderzoeken voor alle betrokken inwoners en verstrekt vervolgens individuele beschikkingen conform de maatwerkprocedure. De oude algemene voorziening wordt definitief beëindigd. Deze heronderzoeken kunnen ertoe leiden dat ondersteuning die niet langer noodzakelijk is, wordt beëindigd, wat kan bijdragen aan een structurele vermindering van de uitgaven.

Ad 2. Begrotingsonrechtmatigheid

Toelichting:

Acceptabele begrotingsafwijkingen ad € 3.013.634,-

De hieronder toegelichte overschrijdingen worden op grond van artikel 12 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Dantumadiel 2025 en de Kadernota Rechtmatigheid 2025  als acceptabel beschouwd. 

- De overschrijding van de lasten van programma 01 Ynwenner en Bestjoer wordt voornamelijk veroorzaakt door een hogere dotatie aan de pensioenvoorziening wethouders.  De hogere dotatie wordt veroorzaakt door de  geactualiseerde actuariële berekeningen van de pensioenvoorziening  en ophoging  door toepassing van de dekkingsgraad van het ABP (119%). Het betreft hier hogere wetgeving en Gemeenten zijn wettelijk verplicht de pensioenvoorzieningen aan te passen zodat deze aansluit op bovengenoemde berekeningen. Per 1 januari 2028 gaan de pensioenen van politieke ambtsdragers over naar het ABP. Door deze overstap moet de gemeente vanaf de jaarrekening 2025 rekening houden met de dekkingsgraad van het ABP en deze toepassen op de berekening van de pensioenvoorziening. Dit wordt nader toegelicht in de onderdelen rekeningresultaat en de programmaverantwoording.

- De overschrijding van de lasten van programma 03 Soarch en Wolwezen wordt voornamelijk veroorzaakt dat er in totaal 3 miljoen wordt overschreden als gevolg van open einde regelingen. Dit wordt nader toegelicht in de onderdelen rekeningresultaat en de programmaverantwoording.

- De overschrijding van de lasten van programma 90 Algememiene dekkingsmiddels wordt gecompenseerd door een overschrijding op een opbrengst (opgelegde dwangsom die als dubieus is aangemerkt). Dit wordt nader toegelicht in het onderdeel programma verantwoording

Niet acceptabele begrotingsafwijkingen ad € 68.338,-

- Overschrijding 10 investeringskredieten (verschillen < 50.000) 

De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. De continuïteit van gemeenten is op grond van artikel 12 van de financiële verhoudingswet wettelijk verankerd. Om die reden is de continuïteit van gemeente Dantumadiel in voldoende mate gewaarborgd. Tevens zijn in de begroting of andere besluiten geen stellige voornemens om majeure aanpassingen te doen in beleid, taken, activiteiten of locaties die mogelijk materiële effecten hebben op vermogen of resultaat.