Paragraaf bedrijfsvoering

De term ‘bedrijfsvoering’ verwijst naar de inzet van bedrijfsmiddelen om de bedrijfsdoelen te behalen. Die bedrijfsmiddelen zijn: personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie, huisvesting (‘PIOFACH’), aangevuld met juridisch en inkoop. 

In deze paragraaf worden de volgende onderwerpen behandeld: 

•    Een zelfstandige organisatie
•    Ontwikkeling personele bezetting
•    ICT als belangrijke randvoorwaarde
•    Apparaatskosten
•    Financiën Opbouw en Ontvlechting
•    Ontwikkeling risicomanagement en interne controle
•    Fraude, integriteit en continuïteit
•    Rechtmatigheid

De (nieuwe) ambtelijke organisatie ging op 1 januari 2024  van start en op 8 januari werd het nieuwe tijdperk ingeluid met een gezamenlijk ontbijt. 

In het eerste jaar was het belangrijk om de dienstverlening op peil te houden. Daarnaast is intern veel werk verzet om processen goed neer te zetten en daar waar mogelijk te verbeteren. Met name de inrichting van het sociaal domein en het klantcontact centrum  krijgt hierbij extra aandacht.
De organisatie raakt steeds beter op elkaar ingespeeld, maar kent natuurlijk nog wel aspecten die frictie opleveren. Vooral het zoeken, binden en borgen van eigen personeel op sommige afdelingen blijft actueel. 

In lijn met de planning zijn  ook de laatste (ICT) applicaties  ontvlochten en overgedragen aan de eigen organisatie.

De weg, passend bij de visie, is ingeslagen en  wordt vervolgd. Overigens zal 2025 in het teken staan van de voorbereiding naar een passende formatieve bezetting die niet op frictie berekend is. Dit proces moet in 2027 afgerond zijn.

Het begrote vaste aantal FTE voor de zelfstandige organisatie per 1 januari 2024 bedraagt 163,2 FTE. Daarnaast is een tijdelijke formatie vastgesteld van 15,1 FTE. 
De gemiddelde werkelijke bezetting over 2024 bedraagt 201,2 FTE. Dit hogere aantal FTE wordt met name verklaard door extra capaciteit voor projecten (welke ook door projectmiddelen wordt gefinancierd).

Het ziekteverzuimpercentage heeft zich als volgt ontwikkeld

Het ziekteverzuim t/m 2023 heeft betrekking op de centrumregeling. Een vergelijking van 2024 met eerdere jaren is daardoor niet goed mogelijk. 

Het ziekteverzuim is in het laatste kwartaal licht gestegen wat (volgens de Praktijkondersteuner Bedrijfsarts) een logisch beeld is. Het risico dat medewerkers na een lange en intensieve periode van opbouw ziek worden is groter. Ook ontstaat er ruimte om na te denken over hun vervolgstappen (hoe bevalt dit werk mij en is het zoals ik dit voor ogen had). Uiteraard steken we vanuit leidinggevenden en P&O in op zoveel mogelijk preventie hiervan door goed in gesprek te blijven.

In 2024 heeft de gemeente Dantumadiel haar eigen informatievoorziening en ICT opgebouwd. En is daarbij de data gescheiden van de gemeente Noardeast-Fryslan. Waarbij ICT en het technisch beheer van de informatievoorziening via een Centrumregeling door de gemeente Leeuwarden wordt uitgevoerd.

Het informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer en daarmee de organisatie van de informatievoorziening doet gemeente Dantumadiel zelf. Een aantal beleidsarme taken, waaronder de basisregistraties BGT, BAG, WOZ zijn via een dienstverleningsovereenkomst uitbesteed aan gemeente Noardeast-Fryslan, en waar ook de informatie(voorziening) onderdeel van uitmaakt. 

Daarnaast is/worden processen en de inrichting van de informatievoorziening aangepast aan de nieuwe organisatie. En is de onlinedienstverlening met de inzet van eDiensten voor Burgerzaken verbeterd en zijn een aantal nieuwe toepassingen ingezet om het werk efficiënter en klantgerichter uit te voeren. Voor de uitvoering van de nieuwe omgevingswet zijn de processen en systemen ingericht en aangesloten op het digitale stelsel omgevingswet.  

De totale uitgaven van de apparaatskosten waren in 2024 gelijk aan € 19,8 miljoen. Het grootste deel (€ 18,3 miljoen) van de apparaatskosten wordt over de programma's/taakvelden verdeeld middels een verdeelsleutel. De verdeelsleutel is vastgesteld naar rato van het gebruik. Het resterende deel ( €1,5 miljoen) wordt rechtstreeks aan een programma/taakveld toegerekend, dit betreffen veelal projectkosten. In onderstaande tabel zijn de apparaatskosten uitgesplitst naar Personeelskosten, ICT en projecten, Tractie en Overige apparaatskosten. De voornaamste afwijkingen zijn kort toegelicht.

Bedragen x € 1.000

Ontvlechting

In lijn met de planning is het project  voor de opheffing van de Centrumregeling  ("de Ontvlechting") gedurende 2024 afgerond. De afronding bestond met name uit het ontvlechten van een aantal applicaties. In maart 2025 heeft de financiële afronding plaats gevonden . Van het beschikbaar gestelde (totale) budget is € 0,52 mln. niet besteed.  De helft hiervan is voor Dantumadiel en dit positieve resultaat is verwerkt in de jaarrekening.

Vanuit het Opheffingsplan Centrumregeling samenwerking Dantumadiel en Noardeast-Fryslân dienden nog nadere (financiële) afspraken gemaakt te worden met betrekking tot het onderdeel Overbezetting.  Omdat niet tot een eenduidige uitwerking kon worden gekomen hebben de colleges in april 2024 in goed overleg besloten om via arbitrage, op basis van artikel 20 van de “Centrumregeling samenwerking Noardeast-Fryslân en Dantumadiel”, een knoop door te hakken.  De uitkomsten van de arbitrage waren eind 2024 bekend. Op basis van de uitkomsten heeft afrekening over het jaar 2024 plaats gevonden. Dit heeft niet geleid tot bijstelling van de reeds gevormde voorziening. 

Opbouw

De opbouw is uitgevoerd op basis van het programmaplan 'Dantumadiel 2024'. Omdat in 2024 nagenoeg alleen de resterende opbouw van de (ICT) applicaties nog uitgevoerd moest worden heeft de projectleider in het eerste kwartaal van 2024 een Dechargerapport opgeleverd. Op basis van dit rapport is het project afgesloten en zijn openstaande punten overgedragen aan de ambtelijke organisatie. 

De opbouw van de applicaties is technisch afgerond in 2024 en in het eerste kwartaal van 2025 formeel afgesloten.

De in 2024 gemaakte kosten bestaan met name uit kosten voor ICT, arbitrage en personele ondersteuning. In 2025 is er nog een stukje nazorg vanuit de ICT en daarom wordt het budget in de jaarrekening 2025 formeel afgesloten.

Risicobeheersing verbonden partijen
Een aantal jaren geleden is door de Fryske concerncontrollers gestart met een gezamenlijke aanpak om risico’s van de verbonden partijen in beeld te brengen. Van een aantal verbonden partijen zijn zgn. risico vliegers opgesteld en besproken. De overige zijn tot op heden niet of deels uitgevoerd. 
Dit is een vrij arbeids- en tijdsintensieve aanpak. Ook richt deze aanpak zich niet op de vergaderstukken en belangrijke P&C documenten van de GR-en. 

Om grip te hebben én houden op verbonden partijen en de vaak complexe vraagstukken is gezamenlijk standpunten/positie innemen noodzakelijk. Dit betekent dat er vooraf (tijdig) afstemming moet zijn tussen gemeenten om tijdens besluitvorming impact te kunnen hebben. Dit resulteert in: 

• Gemeenten zijn aan de voorkant in positie om invloed te hebben op de koers van de verbonden partij;
• Versterken van de positie van de portefeuillehouder (PHO) in AVA/ AH vergaderingen wat leidt tot kwalitatieve betere besluitvorming in bestuurlijke overleggen;
• Afgestemde adviezen (en evt. zienswijzen) voorafgaand aan Collegevergaderingen van alle individuele gemeenten;
• Zorgdragen voor, zoveel als mogelijk, gelijkluidende adviezen (en evt. zienswijzen) van individuele gemeenten aan PHO-ers en gemeentesecretarissen (GS). Indien dit niet mogelijk is, worden de standpunten van de andere gemeenten gedeeld met de eigen portefeuillehouder;
• Waar mogelijk integraal (namens Friese gemeenten) advies op van belangzijde stukken van verbonden partijen;
• Integrale werkwijze (door Friese gemeenten) en inzicht in strategische risico’s (die we al dan niet gezamenlijk lopen);
• Een platform om afstemming te vinden en uit te wisselen als Concern controllers;
• Versterken van het netwerk van verbonden partijen en de beleids- en financiële overleggen.

Er is een nieuwe werkwijze afgesproken waarbij de belangrijkste afspraak is dat voor de 3 ‘grote’ en complexe verbonden partijen een trekker van een gemeente benoemd is, en een 2e en 3e betrokken gemeente. 
Deze trio’s hebben een focus op deze partijen en zorgen er voor dat hun gemeente tijdig de van belang zijnde vergaderstukken/ P&C documenten en vraagstukken die voorliggen beoordelen en gaan indien nodig in overleg met de betreffende verbonden partij.

We verwachten dat hierdoor de paragraaf verbonden partijen in de begroting en de jaarrekening meer inhoud krijgt en dat de gemeentelijke sturing op de verbonden partijen zich verder gaat ontwikkelen.

Ontwikkelagenda control
In 2025 zetten de controllers binnen onze gemeente zich samen met de vak-afdelingen in om de beheersing van de financiële processen te versterken. Dit wordt gedaan met een gezamenlijke focus op rechtmatigheid, informatieveiligheid en het voorkomen van fraude. Het doel is om in control te zijn en te blijven. De controllers gaan daartoe het gesprek aan (binnen de control platforms) met verschillende specialisten uit de vak-afdelingen.  Per proces worden de risico’s periodiek besproken in control platforms. Deze control platforms bestaan uit specialisten van de vak-afdeling (manager, controleur, M&O functionaris, beleidsadviseur, systeembeheerder, Chief Information Security Officer (CISO) en de business-/concerncontroller). Samen stellen zij een lijst op met alle significante risico’s betreffende rechtmatigheid, M&O, informatieveiligheid, volledigheid van opbrengsten, fraude en daarbij behorende beheersmaatregelen. Op deze wijze wordt de volledigheid van de risico’s gewaarborgd. Bij de risico analyse worden massa, foutpercentage vorig jaar, mutaties en de aard van het proces (Professional Judgement) meegenomen. Dit komt ook terug in de omvang van de deelwaarneming. Voor het uitvoeren van de beheersmaatregelen wordt een planning afgesproken. Het organiseren van het controlplatform, de beheersing en volledigheid van de risico’s en de inzet van beheermaatregelen zijn de verantwoordelijkheid van de desbetreffende manager.  De control platforms worden gevoerd met de vak-afdelingen die een verantwoordelijkheid hebben voor een financieel proces om te bekijken of de processen in opzet goed geregeld zijn. Om na te gaan of het in de praktijk ook zo werkt worden dossiercontroles uitgevoerd door collega’s van medewerkers uit de teams die er uitvoering aan geven. De controllers begeleiden dit, zijn verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging en rapporteren aan het management en de directie over de resultaten. De rapportages worden gebruikt door de accountant om het college te adviseren over de interne beheersing en een conclusie te trekken over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de beheershandelingen ten behoeve van de gemeenteraad.

Collegeverklaring financiële rechtmatigheid
Vanaf het boekjaar 2023 is de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid opgenomen in de jaarrekening. Het college van Burgemeester en Wethouders geeft vanaf  2023 zelf een verklaring voor de financiële rechtmatigheid af. De accountant geeft een verklaring af voor de getrouwheid en onderzoekt daarbij ook de getrouwheid van de collegeverklaring. De collegeverklaring heeft niet alleen betrekking op de financieel rechtmatige toepassing van de regels uit de verordeningen maar ook op de begrotingsrechtmatigheid en mogelijk misbruik door derden van gemeentelijke voorzieningen. Concern control bereidt de collegeverklaring voor. Dit vraagt van de controllers een onafhankelijke positie. De verantwoordelijkheid van het uitvoeren van de eerstelijnscontroles ligt bij de teammanagers. Concern control opereert in de tweede lijn door vast te stellen of de beheersmaatregelen nageleefd worden en voldoende zekerheid geven en in de derde lijn door te toetsen of de door de teammanager gekozen beheersmaatregelen op basis van opzet, bestaan en werking voldoende zijn. Ook doet zij aanbevelingen aan management en bestuur waar het gaat om de doelmatigheid en efficiëncy van de processen.

Fraude, Misbruik en oneigenlijk gebruik     

Het is belangrijk dat de gemeente Dantumadiel zich realiseert welke frauderisico’s zij loopt en hoe zij hier bewust mee kan omgaan. De gemeente is namelijk zelf verantwoordelijk voor fraudebestrijding. Vanwege de maatschappelijke functie is het van belang om dit intern en extern zichtbaar en transparant te maken.
Ook onze gemeente heeft te maken met frauderisico’s die deels wel en deels ook niet voorkomen kunnen worden. Door frauderisico’s te analyseren kunnen we weloverwogen keuzes maken ten aanzien van het voorkomen daarvan. 

Het college is primair verantwoordelijke voor het vermijden en ontdekken van fraude. In januari 2025 is de Beleidsnotitie Fraude door het college vastgesteld.  Hierin komt aan de orde wat onder fraude wordt verstaan, welke factoren spelen er bij frauderisico’s en welke algemene maatregelen binnen de gemeente Dantumadiel aanwezig zijn in het kader van fraudepreventie. 

Tevens is er een frauderisicoanalyse opgesteld. Deze frauderisico-inventarisatie is in samenwerking met de verschillende teams opgesteld. Dit is de uitkomst van een analyse van de belangrijkste frauderisico’s voor de gemeente Dantumadiel. Deze frauderisico-inventarisatie is opgebouwd uit inschattingen van waarschijnlijkheid en impact en een inschatting van restrisico’s en indien nodig aanvullende beheersmaatregelen om geïnventariseerde restrisico’s af te dekken. Deze frauderisico-inventarisatie zal jaarlijks (binnen de control platforms) worden geactualiseerd. 

De uitkomsten van de frauderisicoanalyse dienen te leiden tot adequate beheersmaatregelen om de gesignaleerde frauderisico’s te beperken. Onderdeel van de beheersmaatregelen is het inschatten van het restrisico. Dit is het risico van eventuele fraudes als gevolg van het (bewust) niet treffen van beheersmaatregelen voor bekende frauderisico’s. Restrisico’s worden geaccepteerd omdat het niet doelmatig of wenselijk is om alle potentiële frauderisico’s af te dekken. Tegelijkertijd is het maken van een frauderisicoanalyse een stap in fraudebewustwording. Daarnaast is het vanzelfsprekend van belang dat fraude, onderwerp van gesprek is tussen de leidinggevende en het team, maar ook medewerkers onderling. 

Frauderisicoanalyses hebben vooral toegevoegde waarde voor de organisatie zelf. Het identificeren van risico’s en het inschatten van de impact en de kans dat deze risico’s zich zouden kunnen voordoen is van belang voor de organisatie om naar eigen maatstaven in control te zijn. 

In tegenstelling tot de accountant kennen we in gemeenteland geen externe fraude. Externe fraude  wordt in gemeenteland Misbruik en Oneigenlijk (M&O) gebruik genoemd. Binnen de gemeente spreken we dus alleen van interne fraude.
De fraudeur kent verschillende gedaanten. Bij een gemeente kan onderscheid gemaakt worden tussen de fraudeur in de gedaante van (leden van):
•    de gemeenteraad;
•    het college van burgemeester en wethouders;
•    de ambtenaren;
•    iemand die niet bij de gemeente werkzaam is maar door de gemeente wordt ingehuurd en middels frauduleus handelen de gemeente benadeelt en/of misbruikt.

Naast fraude kan er sprake zijn van misbruik en oneigenlijk gebruik. In het dagelijks taalgebruik is het gebruikelijk misbruik en oneigenlijk gebruik ook als fraude te bestempelen, denk hierbij aan een term als ‘bijstandsfraude’ of aan ‘fraude’ met vergunningen. Dit type fraude valt nadrukkelijk onder het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het gaat hier om derden die misbruik maken van (gemeentelijke) regelingen. Misbruik en oneigenlijk gebruik is een begrip dat voortkomt uit de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening. Het betreft het bewust misbruik of oneigenlijk gebruikmaken van wet- en regelgeving (de zogenaamde mazen of grijze gebieden in wet- en regelgeving). De verantwoording over misbruik en oneigenlijk gebruik is vanaf het verslagjaar 2023 opgenomen in de collegeverklaring bij de jaarrekening.

Integriteit                                                                                                                                                           

In 2024 hebben we voornamelijk ingezet op bewustwording bij nieuwe medewerkers. Zo is er de geheimhoudingsverklaring en VOG voor al het personeel. Dus zowel voor medewerkers in eigen dienst als inhuur. Verder zijn er zijn 4 sessies geweest waarin nieuwe medewerkers (ambtenaren) hun eed of belofte konden afleggen. In de bijeenkomsten benadrukte onze burgemeester het belang van integer handelen. En speelden we een kort dilemmaspel.

En op ons leerplatform Mijn Leerplein staat een introductieleerlijn voor nieuwe medewerkers. Die bevat een compacte online training over integriteit en het verschil tussen overheid en bedrijfsleven op dat gebied.

Toelichting op de afwijkingen
In de paragraaf bedrijfsvoering moet een toelichting worden gegeven over de oorzaken van de geconstateerde onrechtmatigheden met verklaring indien deze boven de rapportagetolerantie uitkomen. Het College stelt voor om deze rapporteringstolerantie vast te stellen op € 100.000,-.

De geconstateerde afwijkingen betreffen:
1.    WMO ad. € 156.616,- aan fouten;
2.    Jeugdwet ad. € 148.867,- aan fouten; 
3.    Begrotingsrechtmatigheid ad € 860.604,- aan fouten 

Ad 1. WMO ad € 156.616,- fouten 

a)    Fouten.
Verkorte procedure (rechtmatigheid): In het kader van de aanpak wachtlijsten WMO heeft de gemeente Noardeast-Fryslân eind 2022 besloten een deel van de aanvragen die begin 2023 op de wachtlijst stonden op basis van een verkorte tijdelijke procedure toe te kennen. Hierbij zijn tevens aanvragen van de Gemeente Dantumadiel (zonder akkoord van de raad) op basis van de verkorte procedure toegekend. Gedurende 2024 zijn de 54 van de 71 posten heronderzocht. Deze posten tellen voor 2024 deels mee als onrechtmatig. Voor 2025 zullen er nog 17 dossiers heronderzocht moeten worden. 
De onrechtmatigheid is hierdoor op € 156.615,64 berekend.

b)    Oorzaak
De geconstateerde rechtmatigheidsfouten komen voort uit het niet aantoonbaar uitvoeren van het wettelijke onderzoek en de wettelijk verplichte ID-check. 

c)    Verbeterpunten:
Bij de aanvraag / heronderzoek dient ten allen tijde het wettelijke verplichte onderzoek en de identificatiecheck te worden uitgevoerd en te worden vastgelegd. 

Ad 2. Jeugdwet ad € 148.867,- fouten 

a)    Fouten.
Van Sociaal Domein Friesland ontvingen wij eind 2024 bericht dat bij alle Friese gemeenten sprake was van onrechtmatigheid van bekostiging meeleefgezinnen aan Alliade omdat hiervoor met Alliade geen contract was afgesloten. Voor onze gemeente ging het over 2024 om 3 cliënten. De door ons berekende onrechtmatigheid komt hiermee op € 148.866,84

b)    Oorzaak
In de brief van Sociaal Domein  Friesland van 27 november 2024 betreffende “Contractering Pleegzorg – positie Alliade” werd aangegeven dat er bij alle Friese gemeenten sprake was van onrechtmatigheid van bekostiging meeleefgezinnen aan Alliade omdat hiervoor met Alliade geen contract was afgesloten. 

c)    Verbeterpunten:
•    SDF er op wijzen de inkoopcontracten volgens de geldende wet- en regelgeving af te sluiten, waardoor onrechtmatigheden bij de deelnemende gemeenten worden voorkomen. 
•    Goede afstemming en communicatie tussen SDF en gemeente bij wijzigingen in de inkoopcontracten waardoor onrechtmatigheden opgespoord kunnen worden, waarna gehandeld kan worden. 
•    Zorgdragen voor een juiste monitoring en afstemming met accountmanager, waardoor de genoemde onrechtmatigheden opgelost kunnen worden c.q. omgezet kunnen worden naar de nieuwe afspraken binnen de inkoopcontracten.

Ad 3. Begrotingsonrechtmatigheid ad € 860.604,- fouten 

Risico: M&O binnen Jeugdwet en WMO als gevolg van ontbreken controles n.a.v. analyse 
a)    Risico
Door het ontbreken van nader onderzoek op basis van algemene analyse bij de jeugdwet en WMO hebben wij hier geen zicht op feitelijke levering ZIN. De VNG schat de fout als gevolg van fraude in Nederland op ongeveer 5% van het totale zorgbudget voor Wmo en Jeugd. We hebben hier dus te maken met een serieus risico.

b)    Oorzaken risico
Het risico vindt zijn oorsprong in onderbezetting bij met name de functie van accountmanager. Hierdoor ontbreekt vervolgonderzoek na aanleiding van de data-analyse zoals aanbevolen in de beleidsnotitie M&O van 2022. Daarnaast ontbreken hierdoor ook preventieve maatregelen en een gestructureerde aanpak in het algemeen. 

c)    Verbeterpunt
Het creëren van meer capaciteit binnen de functie van accountmanager. Het optimaliseren van een gestructureerde aanpak van M&O. Het uitvoeren van nader onderzoek op basis van data-analyse. Het verbreden van de data analyse met data van SDF / in samenwerking met buurtgemeenten. Aandacht schenken aan het bevorderen van de fraude alertheid c.q. opleiding personeel met betrekking tot M&O. 

De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. De continuïteit van gemeenten is op grond van artikel 12 van de financiële verhoudingswet wettelijk verankerd. Om die reden is de continuïteit van gemeente Dantumadiel in voldoende mate gewaarborgd. Tevens zijn in de begroting of andere besluiten geen stellige voornemens om majeure aanpassingen te doen in beleid, taken, activiteiten of locaties die mogelijk materiële effecten hebben op vermogen of resultaat.